很多公司在籌備會議時(shí)很容易忽略這一點(diǎn)。事實(shí)上,舞臺背景是整個(gè)會場的核心功能,可以一目了然地營造出整個(gè)會場的氣氛。特別是精心策劃、精心構(gòu)造的舞臺背板,能直接營造會場的恢弘氣氛和歡樂祥和的氣氛。加上精致的舞臺和舞臺組合。會場的聲已經(jīng)完成。
年會的召開還需要專業(yè)的承辦能力,包括專業(yè)的承辦團(tuán)隊(duì)、齊全的設(shè)施配置、成熟的技術(shù)支持等。專業(yè)的承辦團(tuán)隊(duì)能夠熟悉年會的流程,明確各環(huán)節(jié)人員的分工和協(xié)調(diào)。
會議策劃者與酒店或其他機(jī)構(gòu)之間的協(xié)調(diào)對于會議各項(xiàng)活動的順利進(jìn)行非常重要。如果上午的會議活動不能按計(jì)劃進(jìn)行,似乎午餐時(shí)間也會中斷。這些臨時(shí)的變動必須及時(shí)通知會議服務(wù)經(jīng)理,以便廚房根據(jù)新的時(shí)間安排調(diào)整行動。
年會的主題設(shè)計(jì)對于年會的策劃是必不可少的。年會的主題設(shè)計(jì)包括年會的主題名稱、年會的主題形式、年會的主題口號等。年度會議的計(jì)劃進(jìn)行年度會議的主題,所以步應(yīng)該做好,確保年度會議的主題可以突出顯示在年度會議的規(guī)劃過程,加深參與者的年度會議的印象。