年會的主題設(shè)計對于年會的策劃是必不可少的。年會的主題設(shè)計包括年會的主題名稱、年會的主題形式、年會的主題口號等。年度會議的計劃進(jìn)行年度會議的主題,所以步應(yīng)該做好,確保年度會議的主題可以突出顯示在年度會議的規(guī)劃過程,加深參與者的年度會議的印象。
會議策劃者與酒店或其他機構(gòu)之間的協(xié)調(diào)對于會議各項活動的順利進(jìn)行非常重要。如果上午的會議活動不能按計劃進(jìn)行,似乎午餐時間也會中斷。這些臨時的變動必須及時通知會議服務(wù)經(jīng)理,以便廚房根據(jù)新的時間安排調(diào)整行動。
策劃方案需要包括具體的人員劃分和時間安排:每次大型派對策劃都會涉及到不同部門和人員的安排,所以必須有具體的人員和時間安排。如聚會地點的時間限制、地點由誰負(fù)責(zé)確定等。
會議策劃公司一定要了解公司舉辦會議的需求,這是基本也是關(guān)鍵的?!耙磺幸钥蛻魹橹行摹笔谴蠖鄶?shù)會議策劃公司的宣言,也是大多數(shù)會議策劃公司努力實現(xiàn)的目標(biāo)。于是客戶成為整個年會策劃的出發(fā)點。了解公司的需求并不是隨便聊聊就能做到的。這實際上是非常麻煩的。公司的會議策劃需要對公司進(jìn)行深入的調(diào)查,了解公司的員工,之后掌握大部分員工對演出的期望,以及公司對這次會議的主題、風(fēng)格和看法。